Denne enkle veilederen gir råd til virksomheter slik at de kan utarbeide en plan for krisekommunikasjon eller revidere eksisterende planer.
Veilederen er basert på direkte utdrag hentet fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Hele veilederen finner du her. Vi har forståelse for at mange av kulturhusene ikke har et eget kommunikasjonsteam. Her får dere derfor grunnleggende prinsipper og gode huskeregler på hva man skal gjøre når krisen først inntreffer!
Tre gode prinsipper
Det er mye å tenke på når man skal utarbeide en plan for krisekommunikasjon, men følger du disse tre prinsippene er du allerede godt på vei!
- Åpenhet
I sin kommunikasjon med publikum skal organisasjonen være åpen, tydelig og tilgjengelig - Nå alle
Organisasjonen skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte - Helhet
Kommunikasjonen skal oppleves enhetlig og samordnet
NB! Oppstår det en situasjon knyttet til smitte på ditt kulturhus, ønsker vi at du tar kontakt med oss slik at vi kan være forberedt i møte med media. Du kan også kontakte oss om du har behov for generelle råd. Se nederst for kontaktinfo.
1. Kommunikasjonsplan
Hver virksomhet har sin egenart og må derfor utarbeide egne planer for krisekommunikasjon. Likevel er det noen temaer som bør gå igjen i alle slike planer.
Som et minimum bør planen inneholde:
- mål og prinsipper for virksomhetens krisekommunikasjon
- ansvar, roller, funksjoner og oppgavefordeling for alle som skal jobbe med krisekommunikasjon
- ansvar og roller til viktige bidragsytere, eks. sentralbord og personalavdeling
- kommunikasjonsstabens organisering i forhold til resten av kriseorganisasjonen
- hvem som skal være talspersoner overfor mediene
- definerte målgrupper og kanaler for å nå disse
- hvilke andre virksomheter man bør samordne og koordinere med vedrørende kommunikasjonsprodukter
- teknisk utstyr, stabslokale og alternative møtesteder
Enkel sjekkliste for den første tiden etter en krisehendelse
De første timene:
- Varsling
- Vurdere eierskap til krisen
- Kalle inn ekstra hjelp
- Melding til ansatte
- Vurdere behov for ekstra hjelp
- Varsle sentralbord og resepsjon
- Avklare talspersoner
- Igangsette pårørendetelefon
- Igangsette medieovervåkning
- Legge ut informasjon på relevante kanaler
- Lage budskap for ulike kanaler
- Oppdatere informasjon i alle kanaler, for eksempel nettside og sosiale medier
- Avklare med HR vedr. informasjon til pårørende
- Vurdere pressekonferanse/sted for å møte pressen
- Sannsynlige utfordringer vedr. kommunikasjon i forbindelse med krisen?
- Dele informasjon internt, delta på interne møter om krisen
- Dele informasjon eksternt, ta kontakt med viktige samarbeidspartnere i krisen for utveksling av informasjon osv.
- Fakta-innsamling
- Finne frem forhåndsprodusert materiale og vurdere behov for å lage nytt
- Loggføring
Første dagen
- Lag vaktlister
- Husk nok hvile, mat og drikke
- Unngå spekulasjoner, hypoteser og tall
- Snakk om hva dere jobber med
2. Kommunikasjonsoppgaver
Kommunikasjon skal brukes slik at den bidrar til arbeidsro for de som håndterer krisen og støtter opp under kriseledelsens arbeid. DSB anbefaler å ha en sjekkliste som viser hvilke oppgaver som må løses i krisens første timer.
Som et minimum bør det planlegges for at følgende oppgaver skal håndteres ved kriser:
- Utarbeide fortløpende kommunikasjonsstrategi for virksomhetens håndtering av kommunikasjon under krisen.
- Utarbeide kommunikasjonskart som viser den spesifikke krisens viktigste målgrupper og interessenter.
- Håndtere mediehenvendelser og innsynsbegjæringer.
- Avklare talsperson.
- Skrive innhold til websider, sosiale medier og pressemeldinger.
- Publisere på interne kanaler, nett og sosiale medier.
- Loggføring
- Opprette kontakt og samarbeid med personalavdelingen i forbindelse med håndtering av pårørende og egne ansattes behov for informasjon.
Kontaktinfo Norske kulturhus
Daglig leder
Nina Hodneland
Telefon: 93 44 14 71
E-post: nina@kulturhus.no
Kommunikasjonsrådgiver
Magnus Romslo Lindvik
Telefon: 40 76 16 50
E-post: magnus@kulturhus.no
Bildene fra artikkelen er CC og er hentet fra Unsplash.com