All datainnsamling vil skje gjennom unike Excel-skjemaer, som blir distribuert til våre medlemmer i løpet av uke 39. I den grad dere har levert tall i tidligere undersøkelser er disse lagt inn i deres skjema for å hjelpe dere litt på vei. Skjemaet returneres til post@kulturhus.no. Deadline er 9.oktober 2020.
Vi ber om at dere svarer så presist som mulig på alle spørsmålene, men understreker at et godt estimat er bedre enn at dere ikke svarer. Vi ber dere sjekke tallgrunnlag også fra tidligere år og gjerne registrere dette, dersom det ikke er gjort allerede.
NB: Dersom dere står fast i utfyllingen, ikke har mottatt Excel-skjemaet eller trenger å få det tilsendt på nytt, kontakt oss på 93 44 14 71, eller post@kulturhus.no
Om skjemaet og avgrensinger
Arrangørfeltet består av ulike aktører som har forskjellige driftsmodeller og derfor er det utfordrende å utarbeide et enkelt skjema som passer for alle typer arrangører. I skjemaet er det lagt inn forklaringer i flere av feltene, men vi vil også gå detaljert gjennom skjemaet i teksten nedenfor.
Skjemaets struktur
Excel-skjemaet består av tre ark og deler av skjemaet er låst, slik at det ikke er mulig å endre oppsettet.
Ark 1 – Registrering
Dette er svarskjemaet der data skal fylles inn i de beige cellene. Grå celler skal ikke besvares. Hvite celler er automatiske utregninger og skal ikke besvares. Skjemaet er delt inn i overordnede temaer.
Ark 2 – Figurer
Grafisk fremstilling av data fra svarskjemaet i ark 1. Grafene regnes ut automatisk og viser utvikling over tid og forhold mellom deler av datagrunnlaget. Bruk gjerne grafene i eget arbeid.
Ark 3 – Data (kun for koordinatorer)
Benyttes kun av arrangørorganisasjonen til sammenstilling av data og analyse.
Definisjon av konsert
Undersøkelsen gjelder konserter. Vi definerer konserter som offentlige (ikke lukkede/private) arrangementer der musikken utgjør det bærende, kunstneriske elementet. DJ-er med en tydelig kunstnerisk profil skal inkluderes som konsert. Én konsert kan for eksempel utgjøres av hovedartist inkludert eventuell oppvarming. Festivalene fører opp alle enkeltkonsertene på festivalen.
Festival og helårsarrangør
I tilfeller der arrangøren arrangerer både festival og konserter gjennom hele året, ber vi dere vurdere om omfanget av de to virksomhetene er så vesentlig at dere bør rapportere aktivitetene hver for seg (i to separate Excel-skjemaer). I tilfeller der den ene aktiviteten er marginal, ber vi dere inkludere dette i hovedaktiviteten. Kontakt oss dersom dere er i tvil.
Ofte stilte spørsmål om utfylling av skjema til Nasjonal Arrangørstatistikk (felt for felt)
Riktig utfylling
Det er veldig viktig at dere skriver 0 der svaret er 0. Et åpent felt betyr «ukjent» og kan ikke brukes i statistikken. Et godt estimat er bedre enn at dere ikke svarer, så det er viktig å gå gjennom alle feltene og legge inn verdier der dette er mulig. Dersom det finnes felter der dere mangler tallgrunnlag og det ikke er mulig å gjøre et estimat lar dere feltet stå åpent, uten informasjon.
Tema: Bakgrunnsinformasjon
Postnummer:
Oppgi postnummer der arrangementet avholdes og ikke kontoradresse.
Organisasjonsform:
- Forskjellen på tilhørende kommuneetat og kommunalt foretak er at kommunalt foretak (KF) er en virksomhet med eget organisasjonsnummer som er heleid av en kommune eller fylkeskommune. Dersom virksomheten er tilhørende kommunal enhet, er den en del av kommunen – uten eget organisasjonsnummer.
- Er virksomheten registrert som NUF (Norskregistrert utenlandsk selskap), så registreres det som selskap (AS/ANS/ANS/DA).
Arrangørtype:
Kommunale enheter som for eksempel ungdomsklubber som ikke passer inn i andre kategorier, registreres som arrangørtype Annet.
Fast konsertlokale:
Kun for helårsarrangører. Arrangerer dere de fleste konsertene på samme område eller i fast konsertlokale?
Samlet publikumskapasitet fast konsertlokale:
Kun for helårsarrangører. Hvor mange publikummere har dere tillatelse til å slippe inn i konsertlokalet?
Andre funksjoner:
Her ønsker vi å synliggjøre alt arrangørene gjør utover ren konsertvirksomhet. Les detaljert forklaringer for noen av punktene:
Sosiale engasjementer og opplæring: sosialt engasjement, opplæringsvirksomhet.
Øvrige fasiliteter for musikere: øvingslokale, lokale for innspilling/studio, mulighet for preproduksjon.
Bar og restaurantdrift: Har dere bar og/eller restaurant? Festivaler med bar oppgir «ja» i dette feltet.
Målgruppe:
Spesifiser hvilke publikumsgrupper dere retter dere mot. Vi har ikke utviklet en konkret definisjon på de ulike publikumsgruppene.
Tema: Festival
Antall konsertsteder:
Antall steder, ikke antall scener innenfor et område.
Eksempel: Festivalområde med flere scener + tre klubbscener på tre ulike spillesteder i byen = 4 konsertsteder.
Publikumskapasitet festival:
Hele festivalområdet skal medberegnes, samt eventuelle klubbscener utenfor festivalområdet. Hvor mange publikummere har dere tillatelse til å slippe inn på festivalområdet og på klubbscenene utenfor festivalområdet?
Hovedkommune for festivalen:
Oppgi kommunen der festivalen avholdes og ikke kontoradresse.
Tema: Omfang
Antall konserter med billettinntekter:
Festivaler skal føre opp antall enkeltkonserter.
Konserter er forestillinger der musikken er det bærende kunstneriske elementet. Kulturhus benytter samme tall som for kategorien «musikk» i kulturhusundersøkelsen. DJs med en tydelig kunstnerisk profil skal inkluderes som en konsert. En konsert er eks. hovedartist + evt. oppvarming. Festivaler skal føre opp enkeltkonserter på festivalen. Kun offentlige arrangementer skal regnes med (ikke lukkede/private arrangementer).
Antall utøvere, konserter med billettinntekter:
Utøvere= personer på scenen. Det vil si alle enkeltpersonene i bandene/orkestrene/soloartister. Eksempel: Ett band med vokalist, gitarist, bassist og trommis = fire utøvere. Teknikere og crew skal ikke medberegnes. Summer antall utøvere for alle konsertene.
Antall kvinnelige utøvere:
Kvinnelige utøvere = antall kvinner på scenen. Det vil si alle enkeltpersoner i bandene/orkestrene/soloartister. Summer antall kvinnelige utøvere for alle konsertene.
Antall publikummere med billettinntekter:
Helårsarrangører summerer alle besøkende på enkeltkonsertene.
Festivaler oppgir antall unike besøk per dag og summerer de besøkende for alle festivaldagene. Det vil si at en person som har tredagerspass telles som tre personer. I tillegg tas det med besøk på eksterne scener som er tilknyttet festivalen.
Antall publikummere på gratisarrangementer:
Samme utregning som for feltet: «Antall publikummere med billettinntekter», men kun for gratisarrangementer.
Ikke betalende på konserter med billettinntekter:
Samme utregning som for feltet: «Antall publikummere med billettinntekter», men gjelder kun for personer med gjestelisteplass, sponsorer, frivillige etc.
Tema: Personal
Antall lønnede medarbeidere:
Antall personer som har mottatt lønn i løpet av året mot å utføre ordinære arbeidsoppgaver – de som får lønn fra lønnsposten i budsjettet. Ta med lønnede medarbeidere for hele virksomheten. Dette inkluderer ikke innleid personell, utøvende kunstnere/musikere og deres eget mannskap. Ekskluderer også praktikanter, frivillige og andre (med eller uten økonomiske kompensasjoner).
Totalt lønnede årsverk:
Antall lønnede årsverk for hele virksomheten.
Et årsverk utgjør 1695 arbeidstimer i løpet av et år og et årsverk regnes som 1 i besvarelsen. En ansatt som har 100% stillingsprosent/heltid utgjør ett (1) årsverk. Dersom en ansatt har 50% stilling utgjør dette 0,5 årsverk. Et grovt estimat over antall årsverk er bedre enn ikke noe svar. Se nedenfor for eksempler på utregning av årsverk.
Eksempel 1: En person jobber 100 timer i året: 100/1695 = 0,059 årsverk.
Eksempel 2: En person jobber fulltid, tre måneder i året: 0,25 årsverk.
Eksempel 3: En person jobber 360 timer i løpet av året: 360/1695 = 0,21 årsverk.
Eksempel 4: 50 personer jobber 30 timer hver i løpet av et år: 30/1695*50 = 0,88 årsverk.
Totalt lønnede årsverk konsertaktivitet:
Estimert lønnede årsverk direkte knyttet til konsertvirksomhet.
Inkluder personell som er nødvendig for å gjennomføre en konsert. Eksempelvis vakter/inngang, booking, teknikere, garderobe etc.
Det er flere arrangører som har betydelig aktivitet utover konsertvirksomheten (kulturhus, restauranter osv.). Badevakter, kinomaskinister, kokker eller bartendere skal derfor ikke inngå i denne tellingen.
Totalt Frivillige årsverk:
Mange frivillige jobber på timebasis eller sesongbasert. Se punktene ovenfor for å regne ut antall årsverk.
Totalt Frivillige årsverk konsertvirksomhet:
Estimert lønnede årsverk direkte knyttet til konsertvirksomhet for frivillige. Inkluder kun frivillige som arbeider direkte med konsertvirksomheten. Se punktene ovenfor for eksempler på utregning.
Antall medlemmer:
Benyttes kun dersom dere er medlemsorganisasjon. Dersom dere ikke er medlemsorganisasjon skriver dere 0 (null) i dette feltet.
Tema: Økonomi
I feltene som omhandler økonomi er det særlig konsertøkonomien vi er interessert i. Vi ber derfor om detaljerte tall for denne delen av økonomien og generelle tall for «ikke konsertrelaterte» inntekter og utgifter. Dette vil gi ett økonomisk resultat for konsertvirksomheten og ett for den øvrige delen av virksomheten. I tilfeller der konserter er virksomhetens eneste aktivitet vil alt være konsertrelatert. Det er viktig at dere sjekker det økonomiske resultatet på bunnlinjen i skjemaet. Dersom dette ikke stemmer kan det justeres gjennom å justere «Andre inntekter/utgifter».
All konsertvirksomhet i virksomheten skal medberegnes i rapporteringen uavhengig om dere er ansvarlig arrangør, utleie av scene o.l.
Inntekt billettsalg, konserter
Dersom dere har fremleid eget konsertlokale og har håndtert billettsalget skal også disse konsertene medberegnes her. Der avtalen med band/artist/agent sier at en definert andel av billettinntekten går til band/artist/agent skal denne andelen medberegnes i feltet: «Utgift honorar norske/utenlandske artister».
Eksempler:
- Et spillested arrangerer konsert med et band som «spiller for døra». Det kommer inn 15.000 kr. i billettinntekt. I dette tilfellet skal 15.000 kr. medberegnes i feltet: «Inntekt billettsalg, konserter» og så skal 15.000 kr. medberegnes i feltet: «Utgift honorar norske/utenlandske artister».
- Et spillested arrangerer konsert med et band der man har avtalt følgende «split-deal» om billettinntektene: 70 % til band og 30% spillested. Det kommer inn 10.000 kr. i billettinntekt. I dette tilfellet skal 10.000 kr medberegnes i feltet: «Inntekt billettsalg, konserter» og så skal 7.000 kr. medberegnes i feltet: «Utgift honorar norske/utenlandske artister».
MERK: I avtaler med band/artist/agent har man gjerne en avtale om et fast honorar i tillegg til eventuell deling av billettinntekter eller overskudd fra billettsalg. Faste honorarer skal også medberegnes i feltet : «Utgift honorar norske/utenlandske artister». Andre konsertrelaterte utgifter til produksjon, markedsføring osv. medberegnes i feltet: «Utgift andre direkte konsertutgifter».
Inntekt tilskudd (alle tilskudd):
Oppgi alle tilskudd som virksomheten har mottatt. Driftsstøtte skal også oppgis. Frifondmidler oppføres under statlige tilskudd.
Nettoinntekt fra bar/restaurant (overskudd): DETTE FELTET UTGÅR!
Grunnet misforståelser og unøyaktige tallgrunnlag utgår dette feltet i skjemaet.
Alle eventuell inntekter fra bar/restaurantdrift skal medberegnes i feltet: «Andre, ikke konsertrelaterte inntekter».
Alle eventuelle utgifter til bar/restaurantdrift skal medberegnes i feltet: «Andre, ikke konsertrelaterte utgifter».
Andre, ikke konsertrelaterte inntekter:
Før opp alle inntekter som ikke kan knyttes direkte til konsertvirksomhet. Eksempelvis inntekt fra andre typer arrangementer, utleie av lokaler til andre aktiviteter, ordinær serveringsvirksomhet etc.
Utgift andre direkte konsertutgifter:
Alle utgifter i forbindelse med gjennomføring av konsert bortsett fra personalkostnader: leie av teknisk utstyr/nødvendig personell, sceneleie, reise, kost, losji, TONO, markedsføring etc.
Utgift personalkostnader, konsertvirksomhet:
Lønn, sosiale utgifter, pensjonskostnader i forbindelse med bemanning under konsertrelatert virksomhet. Inkluder kun medarbeidere som er nødvendig for å gjennomføre en konsert. Eksempelvis vakter, teknikere, garderobe, innleide teknikere og personell etc. Ekskluder barpersonell.
Utgift til konsertlokale: DETTE FELTET UTGÅR!
Grunnet misforståelser og unøyaktige tallgrunnlag utgår dette feltet i skjemaet.
Utgifter til fast konsertlokale (ordinær husleie) skal medberegnes i feltet «Andre, ikke konsertrelaterte utgifter» (se neste punkt). Dersom en arrangør betaler leie for en scene/arena (gjelder også internfakturering), føres dette som «Andre direkte konsertutgifter».
Andre, ikke konsertrelaterte utgifter:
Generell administrasjon, varekostnader, andre ikke-konsertrelaterte arrangementer, ordinær husleie, forsikring, strøm, kommunale avgifter, renhold, renovasjon, ordinært vedlikehold.